Il Document Management System
 | | Il DMS oltre all’ottimizzazione delle periferiche e alla riduzione dei costi relativi ai documenti su carta, consente di allargare l’area di intervento anche al documento elettronico |
Il DMS si differenzia dal Pay Per Page perché, oltre all’ottimizzazione delle periferiche e alla riduzione dei costi relativi ai documenti su carta, consente di allargare l’area di intervento anche al documento elettronico.
Come per il Pay Per Page, è prevista una fase iniziale di analisi, che per il DMS comprende anche la mappatura dei flussi documentali sia cartacei che elettronici e l’individuazione dell’architettura tecnologica (hardware e software) esistente per capire quali siano le aree nelle quali è necessario intervenire, per le quali Rex-Rotary propone differenti soluzioni:
- Network Print Management & Control: soluzioni per il controllo delle apparecchiature di stampa via rete, per la gestione delle stampe e la statistica volumi di stampa complessivi o individuali;
- Form Management: soluzioni per la stampa dati variabili da host, gestione dei moduli elettronici e delle stampe in modalità print-on-demand;
- Document Distribution: soluzioni per la distribuzione dei documenti in formato elettronico (scansioni, fax, documenti provenienti da archivi elettronici...);
- Document & Information Management: soluzioni per la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, per la gestione del protocollo informatico e l’archiviazione sostitutiva, in conformità alla normativa vigente;
- Workflow: automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole procedurali che prevedano la validazione dei documenti.
I vantaggi I vantaggi strategici e operativi sono comuni al Pay Per Page: - la certezza dei costi
- la riduzione mediamente del 15% -su base storica- dei costi diretti di produzione documentale
- la liberazione di risorse finanziarie
- la generazione di cassa nell’esercizio
- la possibilità di liberare risorse da attività non ‘core’ per l’azienda
- il miglioramento dell’efficacia
- la flessibilità nei processi di ristrutturazione
- il rinnovamento del parco tecnologico
Inoltre, con il DMS migliora notevolmente la gestione dei documenti elettronici. È importante sottolineare che, nella modalità DMS, il Cliente non acquista un insieme di programmi software, ma un servizio di gestione, il cui costo è proporzionale all’utilizzo. Anche i servizi di DMS sono gestibili in modalità Pay Per Page. |
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